Birçok şirket, yıl içerisinde yapılan proje planlarına ve son teslim tarihlerine sadık kalamayıp yıl sonunda bitmemiş projelerle, yanlış yerlere harcanmış bütçelerle ve amaçlanan hedeflerden çok daha farklı yerlerde bulunmaktadır. Bu gibi sorunların ortaya çıkmasının temel nedeni, doğru bir proje yönetiminin yapılmamış olmasıdır. Bu tür sorunlarla karşılaşmamak için işletmelerin Kanban gibi proje yönetimi tekniklerinden faydalanması birçok fayda sağlamaktadır. Bu blog yazımızda sizlere Kanban kullanmanın faydalarından bahsedeceğiz. Kanban Nedir? Agile metodolojisinin bir parçası olan Kanban yöntemi, bir proje yönetim tekniği olarak tanımlanır. Piyasada bulunan en çevik ve uyarlanabilir proje yönetim tablosudur. Proje yönetim sürecinde, Kanban metodolojisi proje yönetimini görsel olarak yönetme imkanı sunar. Birçok kişinin sezgisel olarak değerlendirdiği proje yönetimini görselleştirir ve iş akışının verimli bir şekilde oluşturulmasını sağlar. Böylece, proje yönetimini kolaylaştırır ve işletmelere belirli avantajlar sağlar. Kanban Metodu Prensipleri Nelerdir? Kanban panoları yapım aşamasında bazı ilke ve uygulamalara bağlıdır. Kanban metodolojisinin temel ilkeleri şöyledir; Şu an akışta olan plan ile başlamak Kanban, küçük ve adım adım geliştirmelere dikkat çeker. Bu yüzden, ekip mevcut iş akışıyla başlamalı ve ardından süreci sürekli olarak geliştirmelidir. Mevcut görevleri sınırlandırmak Ekiplerin, kapasitesinin ötesinde iş üstlenmesi, zaman kaybına yol açar ve projeye olumsuz etki eder. Bu yüzden ekip üyelerinin kendi sınırlarını tanıması ve bu doğrultuda devam eden çalışmayı sınırlaması önemlidir. Mevcut standartlara, rol ve sorumluluklara saygı göstermek: Kanban’ın başarısının önemli bir nedeni, kuruluşların mevcut çalışma kültürünü radikal bir şekilde değiştirmek zorunda olmamalarıdır. Birçok kuruluş, değişim sırasında emin olamadıkları için çağdaş metodolojilere karşı direnç gösterir. Kanban ise mevcut düzenin sınırları içinde kalırken bile verimliliği artırmanın bir yolunu sunar. Her düzey çalışan için liderlik: Diğer geleneksel proje yönetimleri basit görevler için yönetici onayı gerektirirken; Kanban ise çalışana görev üzerinden karar verme yetkinliği tanır. Bu, sürekli olarak hatalardan ders çıkaran ve çalışmalarını geliştiren geleceğin liderlerinin yetişmesine olanak tanır. Kanban, David J. Anderson’ın ifadesiyle bir güvenlik kültürünü teşvik ederek ederek üyelerine liderlik etme, risk alma ve profesyonel olarak büyüme konusunda güç verir. Kanban’ın Proje Süreçlerinde 4 Temel Faydası Başlangıçta belirtmek gerekirse, Kanban her büyüklükteki şirket için uygundur. Aşağıda yer alan faydalar, her şirkete uyum sağlayabilecektir. Kanban, esnekliği sayesinde üretimden satışa, yazılımdan inşaat sektörüne kadar her alanda kullanılabilir. Kanban’ın getirdiği faydalar genel anlamda süreçleri görselleştirmesi, esnekliği, görev dağılımını basitleştirmesi ve projelerin tamamlanmasına büyük kolaylık sağlamasıdır. Özellikle süreçlerin şeffaflıkla ilerlemesi ve yapılacakların seçilebilir olması, projenin tamamlanması için ekiplere motivasyon sağlar. Görselleştirme Kanban’ın en önemli faydalarından biri, projeyi görselleştirmesidir. Kanban panolarını kullanmak, bir planın işleyiş sürecini şemalandırır. Kanban panosu, tüm işleyişi tek bir sayfaya veya ekrana aktardığı için hangi çalışanın ne görevi olduğunu ve bunun sürecin neresine denk düştüğünü görmeyi kolaylaştırır. Bu özellik, ekip için her şeyin daha anlaşılır olması ve daha iyi bir işbirliği anlamına gelir. Esneklik Pek çok şirket için çeviklik çok önemlidir. Müşterilerin isteklerine bağlı olarak verilecek hizmetin zamanın değişmesi gibi problemlerde değişim şarttır ve bazı proje panolarında bu mümkün değildir. Kanban kullanmanın getirdiği faydalar arasında bir diğer önemli fayda ise projelere esneklik kazandırmasıdır. Kesin sınırlar çizilmediği için zaman, görevlendirme ve verilen hizmette değişiklik yapılması panonun komple bir plan değişikliğine gitmesi anlamına gelmez. Kanban buna yapısal olarak müsait olduğu için sadece yapılan değişiklikler tekrar gözden geçirilir. Kısacası, zamanı belirsiz proje süreçleri ve iş akışlarına göre şekil alır. Ekip Çalışması Çağımızın getirdiği bir olay olan dünyanın her yerinden uzaktan veya ofisten çalışma modülleri bulunur. Ancak, uzaktan çalışanlar zaman zaman işleyiş sürecinden ve proje planlamasından habersiz kalabilir veya ofiste çalışanlar ile uzaktan çalışanlar arasında iletişim problemi yaşanabilir. Kanban sayesinde bu tür sorunlar en aza indirgenir. Kanban aktif bir pano üzerinde olduğundan herkes yaptığı işi görselleştirip paylaştığında var olan iletişim eksiklikleri ortadan kalkar. Yapılabilecek bir diğer kanban etkisi ise günlük toplantılardır. Aktif olan kanban panosu üzerinde günlük organizasyonlardan stratejik incelemelere kadar tüm ekip üyeleri sürekli olarak birlikte süreçlerin nasıl iyileştirilebileceği konusunda görüş alışverişi yapabilir. Odaklanma Kanban panoları görsellik ve esnekliğinin bir artısı olarak ekip üyelerine motivasyon sağlar. Baştan sona kurulan projenin anlaşılır olması ve yeni bir proje planı kurmaktansa görünür olan projeyi bitirmeye yönlendirir. Ekipleri en önemli görevlere odaklandırarak çalışanların odağını tek bir noktaya çekmeye yardımcı olur. Bütün bu saydığımız faydalar sayesinde süreç içerisindeki aksamalar en aza indirgendiği için sürekli olarak teslimat hızları artar ve süreçler kısalır. Bunun yanında müşteri memnuniyeti, çalışan motivasyonu ve şirket içi başarı yükselir. Sonuç olarak Kanban panosu kullanmak, proje ve süreçlerin en iyi performansla ilerlemesine yardımcı olur. Kanban Sistemini Proje Yönetiminde Nasıl Uygularsınız? Aşağıdaki 5 adımı takip ederek Kanban’ı proje yönetiminde kullanabilirsiniz: Kanban panosu kurulumu İlk olarak, şirketinizin ihtiyaçları doğrultusunda bir fiziksel pano veya dijital bir araç (örneğin, Trello, Jira veya Microsoft Planner gibi) seçmek gerekir. Bu pano üzerine “yapılacaklar, yapılmakta olan ve tamamlanan” sütunları yerleştirerek anlaşılması kolay bir formatta proje görselleştirilmelidir. Gerektiğinde, daha iyi hizmet verilebilmesi için inceleme gibi farklı sütunlar da eklenebilir. Görselliğin tamamlanması için iş, iş akışı ve iş riskini netleştirmek gerekir. İş: Her kart, bireysel görevleri temsil eder. Kartların sütunlarda ilerlemesi, işlerin hangi aşamada olduğunu hızlıca anlamanızı sağlar. Bu hızlı bakış, projenin genel ilerleyişini anlamanıza yardımcı olur. İş Akışı: Bir Kanban panosunda, iş akışı genellikle soldan sağa doğru farklı aşamalarla temsil edilir. İş Riskleri: İş risklerini belirlemek için her kartın detaylarına bakmak gerekebilir, ancak genellikle görsel ipuçları bulunur. Örneğin, “Yapılıyor” veya “Devam Ediyor” aşamasında beklenenden daha fazla kart listeleniyorsa, işi yavaşlatan bir darboğaz olabilir. İster çevrimiçi bir pano ister kağıt tabanlı bir sistem kullanıyor olun, renk kodları, etiketler ve etiketleme gibi görsel ipuçları, önemli bilgilerin vurgulanmasına yardımcı olur. Bu da ekip üyelerinin iş birliğini artırır ve projenin daha etkili bir şekilde yönetilmesini sağlar. Çalışmanın sınırlandırılması Her aşamada aynı anda kaç işin yapılacağını belirleyin. Bu, aşırı yükleme ve iş birikmesini önler. Örneğin, “Devam Eden” sütununda yalnızca üç işin aynı anda olmasına izin vermek gibi bir sınır belirlenebilir. İş akışının takibi Ekip üyeleri iş kartlarını pano üzerinde taşırken, ilerlemeyi takip etmelidir. Bu, kimin ne üzerine çalıştığını, tamamlanan görevleri ve beklemede olanları görünür kılar. Buradaki görev teslimlerinin toplam süresi, proje ekiplerinin olabildiğince azaltması gereken bir unsurdur. Bu süreç; genellikle proje yöneticisine verilirken bloklar, darboğazlar ve risklerle ilgilenirken iş akışının hızlı ilerlemesini sağlamak onun görevidir. Akışın sürecini ve düzgünlüğünü takip etmek, sürecin ne kadar verimli olduğunu ve sonuçların nasıl etkilendiğinin görülmesine yardımcı olur. Bu da en önemli performans göstergelerinden biridir. Açık politika iletişimi Konuların, operasyonların ve kuralların açık bir şekilde anlaşılmasıyla tartışmalar daha rasyonel ve objektif hale gelir. Bunların belgelenmesi ve proje ekibiyle paylaşılması gerekir. Amaç öznel görüşlerin önüne geçip net hedefler doğrultusunda kalmaktır. Geri Bildirim Konuların, işleyişin nasıl gittiği üzerine ekip toplantıları yapmak, açık bir şekilde değerlendirmelerde bulunmak kanban için çok önemlidir. Sürekli iyileştirmelerde bulunmak, çıkabilecek ya da çıkmış olan problemleri ortadan kaldırmaya yönelmek teslim edilen işin kalitesinin korunmasını sağlar.
