Günümüzde iş dünyasında her şey çok hızlı bir şekilde gerçekleşmekte ve değişmektedir. Hızlı bir iş ortamında, işletmelerin başarı sağlaması için verimliliklerini sürekli olarak artırması gerekmektedir. Örneğin, ekibinizin yeni bir projeye başladığını düşünelim. Projenin detayları, aşamaları, görev dağılımı ve süreç ilerlemesi gibi her adımın güncel ve doğru olmasına ihtiyaç duyarsınız. İhtiyaç duyduğunuz bilgileri kullanmak için dosyalar, kağıtlar ve tablolar arasında gezinmek yerine, iş akış yönetimi olan Kanban’ı kullanarak tüm adımları tek bir yerde görüntüleyebilir, projelerinizi daha başarılı bir şekilde yürütebilirsiniz. Kanban ‘ın Tanımı Kanban köken olarak Japonca bir kelime olup “görsel kart” veya “pano” anlamına gelir. Bir projenin tüm detayları kanban panolarında temsil edilir ve en karmaşık projeler bile tek bir görsel üzerinde bir araya getirilir. Başka bir ifadeyle, Kanban sistemi, projeyi ve iş akışını görsel olarak temsil ederek ekiplerin proje tamamlanana kadar görevlere ve iş süreçlerine odaklanmasına yardımcı olur. Böylece, ekiplerin yaptığı çalışmaların verimliliği maksimum seviyeye çıkar. Kanban Sistemi Nasıl Çalışır? Kanban panosunda, tüm çalışmalar sütunlar halinde düzenlenmiş olan bir proje panosunda görüntülenir. Her sütun bir çalışma aşamasını temsil eder. Tipik bir Kanban panosunda iş akışı “yapılacaklar”, “devam ediyor” ve “tamamlandı” gibi sütunlar yer alır. Bu sütunlar, ekip üyelerine görevlerini gösteren kartlarla dolu olur. Bir ekip, görev takibini bu sütunlar arasında takip ederek uygular. Kanban ‘ın Temel İlkeleri Kanban sistemi, üç temel ilkeye dayanır ve iş akışını optimize etmek için işletmelere rehberlik eder. Bu ilkeleri kısaca inceleyelim: İş Görevlerini Görsel Bir Şekilde Temsil Etme İlk ilke, iş akışlarını bir pano üzerinde kartlarla görsel olarak temsil etmektir. Ekipler, bu kartlar üzerinden süreçleri ve görevleri takip edebilirler. Projeye dair görsel temsil oluşturmak, darboğazların belirlenmesine, işin daha şeffaf olmasına ve daha verimli yürütülmesine yardımcı olur. Sınırlı İş Miktarı İkinci ilke, Kanban panosunda her bir aşamada yapılması gereken işlerin sınırlarını belirlemektir. İşin sınırlandırılması, ekiplere aşırı görev yüklemeyi önler ve tek bir görevi tamamlamaya odaklanmalarına yardımcı olur. Böylece, işin verimliliği artar. İş Akışının Sürekli İyileştirilmesi Üçüncü ilke, Kaizen felsefesine dayanarak iş akışını sürekli olarak iyileştirmeye odaklanır. Ekipler iş akışını sürekli olarak gözden geçirir, darboğazları belirler ve iş akışlarını geliştirerek akışı optimize eder. Görevlerin verimli bir şekilde yapılmasını sağlar. Kanban Sisteminin Faydaları Nelerdir? Kanban’ın en temel faydası bir işin görünürlüğünü artırması ve sürekli iyileştirmeyi teşvik etmesidir. Kanban’ı kullanmanın diğer faydaları ise aşağıdaki gibidir: Akışa Dair Görünürlük Artar. Kanban, her işin görselleştirilmesi fikrine dayanır. Bu sayede Kanban panosu, tüm bilgileri bir araya getiren bilgi merkezi haline gelir. Tüm görevlerin görünür olmasını sağlayarak iş sürecine şeffaflık kazandırır. Ekip üyeleri, panoya bakarak projenin veya görevin durumunu takip edebilir. Teslim Süresi Azalır. Kanban, iş akışı görünürlüğünü artırarak ekiplere iş dağılımını takip etme ve bilinçli analizler yapma imkanı sunar. Bu sayede her ekip ne yapması gerektiğini bilir, süreçlerdeki darboğazları kolaylıkla tespit edebilir. Bu zorluklarla zamanında başa çıkan ekip teslim sürelerini kısaltabilir. Şeffaflık Artar. Görsel iş akışı, projedeki çalışanların görev dağılımını gösterir. Bu ekipteki herkesin kime hangi görevin verildiğini görmesini sağlar ve bir görev için “acaba bu iş yapıldı mı?” sorusunun önüne geçer. Böylece, sürece şeffaflık kazandırır. Çalışanlar Arasında İş Birliğini Geliştirir. Kanban panosu, ekip üyelerinin diğer insanların ne üzerinde çalıştığını görebilmesini sağlar. Bu, ekibin geri bildirimde bulunmasını, fikir sunmasını ve arkadaşlarıyla iş birliği içinde çalışmasını teşvik eder. Sürekli İyileştirmeyi Teşvik Eder. Kanban, sürekli iyileştirme süreci üzerine kurulmuştur. Kanban’ı uygulayan ekip, süreçleri düzenli olarak gözlemleyerek tıkanıklığa neden olan süreçler üzerinde iyileştirmeler yapar. Bu, hem sürekli iyileştirmeyi teşvik eder hem de esnekliği sağlar.
