İş hayatı temponun çok yüksek olduğu, zamanın hızlı geçtiği bir hayattır. Bir proje başlar, biter ve ardından yeni bir proje başlar. Devam eden bu döngüde, her proje veya deneyim öğrenilecek potansiyel dersleri içinde barındırır. Bu dersler, üzerinde düşünmemiz, büyümemiz, gelişmemiz ve başarıya ulaşmamız için ihtiyaç duyacağımız bilgilerle doludur. Bu nedenle proje veya faaliyetlerden elde edilen kazanımların kayıt altına alınması ve düzenli olarak güncellenmesi, başarıya ulaşmak ve aynı hataları yapmamak için alınacak bir önlemdir. İş dünyasında projelerden elde edilen kazanımlar kısaca “öğrenilmiş ders” olarak adlandırılır. Biz de blog yazımızda öğrenilmiş dersin önemini detaylı olarak ele alacağız. Öğrenilmiş Ders Nedir? Öğrenilmiş Ders, bir proje sürecini yürütürken ekiplerin elde ettiği olumlu veya olumsuz her türlü kazanımdır. Bu kazanımlar, başarılı bir projeden de elde edilmiş olabilir, hatalar sebebiyle başarısız olan bir projeden de. Asıl önemli olan, olumlu etki yaratan eylemleri tekrarlamak, hataya sebep olan eylemleri ise tekrarlamamaktadır. Yani, her faaliyetten bir ders çıkarmaktır. Öğrenilmiş ders süreci dört adımdan oluşmaktadır: belirleme, belgeleme, analiz etme ve saklama. Şimdi, bu adımlara birlikte bir göz atalım: Belirleme: İlk aşama, bir projeden elde edilecek önemli ve işe yarar kazanımların neler olduğunu belirleme aşamasıdır. Projeyi yürütürken belirlenen bilgiler, gelecek projelere ışık tutan değerli bilgi kaynaklarını oluştururlar. Belgeleme: İkinci aşama, projeyi yürütürken öğrenilen dersleri, sürece katılan herkesin yanıt verebileceği ve katkı sağlayabileceği bir şekilde kayıt altına alma aşamasıdır. Yani, rapor tutma aşaması. Raporun, tüm proje ekibiyle paylaşılması ve ileride başvurmak için saklanması gerekir. Bu, ilerde ekiplerin bir proje kapsamında ihtiyaç duyduğu bilgiye bu raporlar aracılığıyla ulaşmasını ve derslerden yararlanmasını sağlar. Analiz Etme: Üçüncü aşama, öğrenilen derslerin, ekipler arasında paylaşılabilmesini ve kullanılabilmesini sağlamak için kapsamlı bir analizinin yapıldığı aşamadır. Bu analizler, daha sonra proje yönetiminde sürekli öğrenme ve gelişimi teşvik etmek için eğitim oturumlarına entegre edilebilirler. Saklama: Dördüncü aşama, ekiplerin kayıt altına alınan raporlara erişebilmesini sağlamak için derslerin ortak bir sürücüde veya bulut tabanlı bir çözümde saklanmasıdır. Öğrenilen derslerin saklanması, ekiplerin elde edilen kazanımlardan faydalanmasını sağlar ve yeni projeler için aynı hataları yapmanın önüne geçer. Öğrenilmiş Ders Neden Önemli? Öğrenilmiş dersler, ekiplerin bir strateji uygularken karşılaştığı zorlukları, projenin herhangi bir aşamasında ortaya çıkan beklenmedik durumları ve bu zorluklarla nasıl başa çıktığını gösteren bilgileri içerir. Bu bilgiler, ekiplerin gelecekte yapacağı projelerde benzer hataları yapmasını engeller ve iş süreçlerini daha da iyileştirmek için onlara bir fırsat sunar. Ancak, öğrenilen derslerin değerini artırmak için bu deneyimlerin paylaşılması ve şirket için yayılması gerekir. Bir şirketin güçlü bir iletişime sahip olması ve bilgiyi paylaşmaya öncelik vermesi, elde edilen deneyimlerin diğer projelerle de paylaşılmasını mümkün kılar. Bu paylaşım kültürü, ekip üyelerinin sadece kendi projelerinden elde edilen derslere değil, aynı zamanda şirket genelindeki tüm projelerden elde edilen derslere de erişebilmelerini sağlar. Özetleyecek olursa öğrenilmiş ders, süreç iyileştirmelerini kolaylaştırır, hata yapma oranını azaltır, kurum kültürünü güçlendirir ve ekipler arasında iş birliğini artırır. Öğrenilmiş Dersler Nasıl Belgelenir? Öğrenilmiş derslerin belgelenmesi için ilk adım, başlangıç toplantısından itibaren devam eden bir dökümantasyon süreci geliştirmektir. Belgeleme sürecine projenin başından itibaren odaklanmak, bir projenin tüm yaşam döngüsü boyunca elde edilen kazanımları kayıt altına almayı sağlar. Ayrıca süreçte öğrenilen derslerin unutulmasını engeller. Süreç boyunca öğrenilen dersleri, birkaç cümleyle net bir şekilde özetlemek gerekir. Özetlerde, öğrenilen dersin ne olduğu, konuyla bağlantısı ve gelecek projelerde nasıl uygulanması gerektiği anlatılmalıdır. Daha sonra, ortak bir sürücü veya bulut tabanlı bir çözümde dersler için anahtar kelimeler eklenmelidir. Bu anahtar kelimeler, proje ekiplerinin ilgili olduğu terimleri arayarak öğrenilen derslere daha hızlı ulaşmasını sağlar. Öğrenilmiş Ders Çözümü Öğrenilmiş Ders Çözümü, ekiplerin bir projeyi yürütürken edindikleri deneyimleri dijital olarak kayıt altına almalarını, arşivlemelerini ve ihtiyaç duyduklarında kolayca ulaşabilmelerini sağlayan bir platformdur. Özellikleri İyileştirme çalışmalarından elde edilen derslerin paylaşılması için dijital bir platform sunar. Geçmiş projelerden elde edilen bilgileri saklar ve yeni projeler için bilinçli karar almayı sağlar. Kurum içindeki dijital hafızayı güçlendirir. Ekipler arasındaki iş birliğini artırır.
