Verimlilik, başarılı bir şirketin mihenk taşıdır. Bir işletmenin başarılı olmasını sağlamak, kolaylaştırılmış ve verimli süreçlere bağlıdır. Süreçlerin kolaylaştırılması, çalışanların görevlerini verimli bir şekilde yerine getirmesini sağlar. Ayrıca, işletmeler müşterilerine daha fazla değer sunma konusunda başarı elde ederler. İş yerinde verimliliği artırmak için liderlerin uygulayabileceği bazı yöntemler vardır. Biz bu blogda söz konusu yöntemleri keşfedeceğiz. İşletmelerde Verimlilik Nedir? Günümüzde işletmeler, tıpkı canlılar gibi yaşayan birer organizmadır. İçinde bulunduğu çalışanlardan, dış dünyada gelişen teknolojiden, müşteri taleplerinden vb. faktörlerden sürekli etkilenirler. Bu nedenle, işletmenin başarılı olmasını sağlamak için bu faktörlerin olumlu birer etki yaratması gerekir. İşletmelerde en önemli olumlu etki yaratmanın en iyi yolu verimliliktir. Verimlilik; malzeme, sermaye, insan gücü ve zaman gibi kaynakların kullanımından maksimum fayda elde etme kapasitesini ifade eder. Verimliliği sağlamak için işletmelerin iş süreçlerini optimize etmeleri, kaliteyi artırmaları ve çalışanlarının yeteneklerinden en iyi şekilde yararlanmaları gerekir. Aynı zamanda verimlilik işletmeyi etkileyen faktörlerin uyum içinde etkili ve dinamik şekilde bir arada olmasını sağlar. Bunu başaran işletmeler müşteri taleplerini karşılayabilir, işletmenin karlılığını ve rekabet gücünü artırabilir. İş Süreçlerinde Verimliliği Nasıl Artırırsınız? İş süreçlerindeki verimliliği artırmak için uygulayabileceğiniz bazı yöntemler aşağıdaki sıralanmıştır: Standart Çalışmayı Uygulayın İş süreci verimliliğini artırmanın temel yollarından biri standart çalışma sistemi uygulamaktır. Standart çalışmayı, her süreç veya görev için en iyi uygulamaların belgelenmesi ve operatörlerin bu standartları tutarlı bir şekilde takip etmesi olarak tanımlayabiliriz. Standart çalışma sistemi için prosedürleri belirlerken çalışanlardan fikir almak önemlidir. Çünkü onlar mevcut durumu anlayarak iş süreçleri için en iyi standartların nasıl oluşturulabileceği konusunda çok daha iyi fikirler önerme gücüne sahiptir. Değişiklik Kontrolünde Israrcı Olun Operasyonel görevlerde standardizasyon, tek seferlik bir hazırlık değildir. İş dünyasının koşulları ve şartları sürekli olarak değişir. Bu yüzden görevlerin yapılışı sürekli aynı çizgide gidemez. Düzenli olarak süreçlerin kontrol edilmesi ve güncellenmesi gerekir. İşletmeler, ancak bu şekilde verimlilik seviyelerini artırabilirler. Süreçleri düzenli olarak kontrol etmek ve güncellemek isteyen işletmeler PDCA Döngüsü tekniğinden yararlanabilir. Teknik, süreç verimliliği yolculuğuna yeni başlayan şirketler için yaygın olarak kullanılan bir yaklaşımdır. Bu yaklaşımı kısaca inceyelim: PDCA Döngüsü PDCA Döngüsü, Shewhart Döngüsü olarak da bilinir. Kalite iyileştirme süreçlerinde sıklıkla kullanılır. Planla, Uygula, Kontrol Et ve Önlem Al olmak üzere dört aşamadan oluşur. Planla, tekniğin ilk aşamasıdır. İşletmeler, iyileştirilmesi gereken süreci, iyileştirme amacını, hedeflerini, beklediği sonuçları ve ihtiyaç duyduğu kaynakları belirleyerek ayrıntılı bir eylem planı oluşturur. İkinci aşama olan uygula, ilk adımda oluşturulan eylem planının uygulanmasını içerir. Kontrol, tekniğin üçüncü aşamasıdır. İşletmeler, uygulama aşamasında elde ettiği verileri ve sonuçları analiz eder. Sonuçları değerlendirir. Elde edilen sonuçları beklenen sonuçlarla karşılaştırır. Bu şekilde işletmeler herhangi bir sapmanın, başarının veya iyileştirilmesi gereken alanın nedenini tespit edebilir. PDCA Döngüsünün son aşaması önlem almaktır. Bu adımda işletmeler, kontrol aşamasında elde edilen bulgular ışığında süreci daha da iyileştirmek için ayarlama yapar, düzeltir veya uygun adımları atar. Bazen bu adım mevcut planın iyileştirilmesini, ek değişiklikler yapılmasını veya tamamen yeni bir planın belirlenip uygulanmasını içerebilir. PDCA’nın isminden de anlaşılabileceği gibi bir döngüye dayalı olduğu unutulmamalıdır. Son aşamadan sonra ilk aşamaya dönmek gerekir. Sürekli iyileştirme ancak bu şekilde gerçekleştirilebilir. Kök Neden Analizi Yapın Kök Neden Analizi veya 5 Neden Tekniği, bir sorunun altında yatan temel nedene ulaşmak için tekrar tekrar “neden” sorusunu sormayı içeren bir problem çözme yöntemidir. Yöntem, süreç başarısızlığının veya verimsizliğinin temel nedenlerini ortaya çıkarır. Bu nedenle, süreç iyileştirme çalışmalarında, sorunların sadece görünen kısımlarını iyileştirmek değil, kök nedenlerini ele almak da önemlidir. Uzun Vadeli Başarı için Sürekli İyileştirme İş süreci verimliliğini artırmak, devam eden bir yolculuktur. Bu yüzden, işletmelerin uzun vadeli başarısı için sürekli iyileştirme adımlarını uygulamaları şarttır. Günümüzde teknolojinin gelişmesiyle birlikte bu adımları uygulamak için yazılımlar ortaya çıkmıştır. Sürekli İyileştirme Çözümü, bu yazılımlardan biridir. Sürekli İyileştirme Çözümü, işletmelerin iyileştirme süreçlerini kolaylaştırmak için tasarlanmış dijital bir platformdur. Platform; Öneri Sistemi, Kaizen, 5S Denetimi ve Ramak Kala Raporlama olmak üzere dört farklı modüle sahiptir. Öneri Sistemi Modülü, iyileştirme alanlarını belirlemek için çalışanlardan fikir ve geri bildirim toplamayı sağlar. Kaizen Modülü, iyileştirme süreçlerinin yaşam döngüsünü sistematik ve ölçülebilir bir formatta takip edilmesini sağlayan dijital bir platform sunar. Ramak Kala Modülü, bir iş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) çözümüdür. Çalışanların olası tehlikeleri herhangi bir kazaya neden olmadan hızlı ve kolay bir şekilde bildirmesini sağlar. 5S Denetim Yönetimi Modülü, işletmelerin 5S kontrol adımlarını planlamasına, izlemesine ve raporlamasına yardımcı olan dijital bir araçtır. Denetim, bakım, temizlik ve eylem planlaması için özellikler içerir.
