İş Süreçlerinde Verimliliği Artırmaya Yönelik Yöntemler

İçindekiler

Verimlilik, başarılı bir şirketin mihenk taşıdır. Bu sebeple, başarılı bir işletmeyi yürütmek kolaylaştırılmış ve verimli süreçlere dayanmaktadır. Süreçler kolaylaştırıldığında ve görevler minimum atıkla gerçekleştirildiğinde şirketler verimliliklerini en üst düzeye çıkarmakta ve müşterilere daha fazla değer sunmakta daha başarılı olmaktadır. Liderler, bu teknikleri uygulayarak olumlu değişim sağlama, çalışanların katılımını sağlama ve uzun vadeli başarı elde etme gibi imkanlar elde edebilmektedir. Bu makalede, iş süreci verimliliğini artırmak için bir dizi kanıtlanmış yöntemi keşfedeceğiz.

İşte şirketlerin iş süreçlerindeki verimliliği artırmak için uygulayabileceği yöntemler:

Standart Çalışmayı Uygulayın

İş süreci verimliliğini artırmanın temel yollarından biri standart çalışma sistemi uygulamaktır. Standart çalışma, her süreç veya görev için en iyi uygulamaları belgelemeyi ve her süreç operatörünün bu standartları tutarlı bir şekilde takip etmesini gerektirmektedir. Şirketlerin, bu standartları oluşturmak için işi yapan insanları dahil etmesi mevcut durumu daha iyi anlamasını, tekrarlanabilir ve öngörülebilir sonuçlar elde etmesini sağlamaktadır.

Standart çalışma, süreç operatörlerinin ek iyileştirmeler uygulayabilmesini sağlamaktadır. Şirketler, standartları sürekli iyileştirerek ve güncelleyerek sürekli iyileştirmeyi uygulamakta ve verimlilik seviyelerini daha fazla yükseltmektedir.

Değişiklik Kontrolünde Israrcı Olun

Standart çalışma uygulamasından sonra şirketler bunu geliştirmek için başka fırsatlar aramalıdır. Bununla birlikte, süreçteki değişikliklere dikkatli ve özenli bir şekilde yaklaşmak çok önemlidir. PDSA (Planla, Uygula, Çalış ve Önlem Al) iyileştirme döngüsü, süreç verimliliği yolculuğuna yeni başlayan şirketler için yaygın olarak kullanılan bir yaklaşımdır.

PDSA (Planla, Uygula, Çalış ve Önlem Al)

Shewhart Döngüsü olarak da bilinen PDSA (Planla, Uygula, Çalışa ve Önlem Al), kalite iyileştirme süreçlerinde kullanılan dört aşamalı bir döngüdür.

Planla: İlk adımda şirketler amaçları, hedefleri, istenen sonuçları, ihtiyaç duyulan kaynakları belirlemekte ve ayrıntılı bir eylem planı oluşturmaktadır.

Uygula: İkinci adımda, şirketler ilk adımda geliştirdiği eylem planını uygulamaktadır. Planda belirlenen aksiyonlar ve değişiklikleri gerçekleştirmekte ve süreç veya problem devreye almaktadır.

Çalış: üçüncü adımda, şirketler uygulama aşamasında elde ettiği verileri ve sonuçları analiz etmekte ve değerlendirmektedir. Bu adımın amacı, sonuçları ölçmek ve bunları beklenen sonuçlarla karşılaştırmaktır. Bu analiz, sapmaların, başarıların veya iyileştirme alanlarının belirlenmesine yardımcı olmaktadır.

Önlem Al: dördüncü adımda şirketler çalışma aşamasında elde ettiği bulgulara dayanarak süreci ayarlamak, düzeltmek veya daha fazla iyileştirmek için uygun adımlar atmaktadır. Bu, mevcut planı iyileştirmeyi, ek değişiklikler yapmayı veya tamamen yeni bir plan belirleyip uygulamayı içermektedir.

Temel Nedenleri Belirleyin

Sorunları çözerken yalnızca belirtileri iyileştirmek yerine, kök nedenleri ele almanın önemli olduğu süreç iyileştirme çalışmalarında, kuruluşlar kalıcı değişiklikler yaparak süreç başarısızlığının veya verimsizliğinin kesin nedenlerini ortaya çıkarmaktadır. “ 5 neden” problem çözme tekniği, şirketlerin süreç başarısızlığının temel nedenlerini tespit etmelerine yardımcı olmaktadır.

5 Neden Tekniği

5 Neden tekniği, bir sorunun altında yatan temel nedene ulaşmak için tekrar tekrar “neden” sorusunu sormayı içeren bir problem çözme yöntemidir. Şirketler tekrar tekrar “neden” sorusunu sorarak sorunun daha derinine inebilmekte ve gerçek temel nedeni ortaya çıkarabilmektedir. Bu sayede, sorunun tekrar oluşmasını önlemektedir.

Şirketler Neden 8 İsrafa Dikkat Etmeli?

Şirketler, çalışanlarını Yalın iş yönetimi metodolojisiyle atık türleri hakkında eğiterek verimliliği artırabilmektedir. Bu eğitimle çalışanlar israf unsurlarını tespit ederek süreçlerindeki israf miktarını azaltabilmektedir. Bu israflar aşağıdaki gibidir:

Fazla Üretim: Gerekenden fazlasını üretmek veya talebin ötesinde üretim yapmak, fazla envantere, depolama maliyetlerine ve potansiyel eskimeye neden olmaktadır.
Bekleme: Verimsiz iş akışı, kaynak kıtlığı veya darboğazlar nedeniyle üretim sürecindeki boşta kalma süresi veya gecikmeler bekleme israfına yol açmaktadır.
Nakliye: Nihai ürüne değer katmadan malzeme veya ürünlerin bir yerden başka bir yere gereksiz yere taşınması nakliye israfıdır.
Envanter: Gerekenden daha fazla stok veya envantere sahip olmak, nakliye maliyetlerinin artmasına ve potansiyel kalite sorunlarına yol açmaktadır.
Hareket: Çalışanların değer yaratma sürecine katkıda bulunmayan ve zaman kaybına yol açan her türlü gereksiz eylem hareket israfına neden olmaktadır.
Aşırı İşleme: Bir ürüne veya hizmete müşterinin değer vermediği özellikler eklemek aşırı işleme israfının ortaya çıkmasına neden olmaktadır.
Kusurlar: ürünlerin yeniden işlenmesine veya hurdaya çıkarılmasına neden olan, ek maliyet gerektiren ve müşteri memnuniyetini düşüren kalite sorunları kusur olarak adlandırılmaktadır.
İnsan Potansiyeli: Çalışanların bilgi, beceri, fikir ve potansiyellerinden tam olarak yararlanmamak zamanın boşa harcanmasına, moralin düşmesine ve gelişim fırsatlarının kaçırılmasına neden olmaktadır.

Şirketler, çalışanlarına bu israfların farkında olmaları konusunda bilgi vererek, verimlilik düzeylerini artırmalarına yardımcı olmakta ve sürekli iyileştirme kültürünü benimsemeleri için onları desteklemektedir.

Uzun Vadeli Başarılı için Sürekli İyileştirme

İş süreci verimliliğini artırmak devam eden bir yolculuktur. Şirketler, kanıtlanmış bu yöntemleri uygulayarak sürekli iyileştirme sağlayarak uzun vadeli başarıya ulaşmaktadır.

Sürekli İyileştirme Çözümü, şirketlerin iyileştirme süreçlerini kolaylaştırmak ve verimliliklerini artırmak amacıyla tasarlanmıştır bir çözümdür. Çözüm, Öneri Sistemi, Kaizen, 5S Denetimi ve Ramak Kala Raporlama olmak üzere dört farklı modüle sahiptir.

Çalışan Öneri Sistemi Modülü: İşletmelerin süreçlerini iyileştirmek ve geliştirmek için ön saflardaki çalışanlardan fikir ve geri bildirim toplamasına, analiz etmesine ve uygulamasına olanak tanımaktadır.

Kaizen Modülü: İyileştirme süreçlerinin yaşam döngüsünü sistematik ve ölçülebilir bir formatta takip edilmesini sağlayan dijital bir platform sunmaktadır. Platform ayrıca sorumlu kişilerin iyileştirme süreçlerinin maliyetini ve beklenen çıktılarını kolayca ölçmesine olanak tanımaktadır.

Ramak Kala Modülü: Çalışanların olası tehlikeleri hızlı ve kolay bir şekilde bildirmesine yardımcı olan bir İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) çözümüdür. Çalışanlar ramak kala olayları bildirerek, tehlikeleri bir kazaya neden olmadan önce belirlemeye ve ortadan kaldırmaya yardımcı olmaktadır.

5S Denetim Yönetimi Modülü: işletmelerin 5S kontrol adımlarını planlamasına, izlemesine ve raporlamasına yardımcı olan dijital bir araçtır. Çözüm, denetim, bakım, temizlik ve eylem planlaması için özellikler içerir ve bu da onu iş yeri organizasyonunu ve verimliliği geliştirmeye yönelik kapsamlı bir araç haline getirmektedir.