İş Süreçlerinde Verimliliği Artırmaya Yönelik Yöntemler

Verimlilik, başarılı bir şirketin mihenk taşıdır. Bir işletmenin başarılı olmasını sağlamak, kolaylaştırılmış ve verimli süreçlere bağlıdır. Süreçlerin kolaylaştırılması, çalışanların görevlerini verimli bir şekilde yerine getirmesini sağlar. Ayrıca, işletmeler müşterilerine daha fazla değer sunma konusunda başarı elde ederler.  İş yerinde verimliliği artırmak için liderlerin uygulayabileceği bazı yöntemler vardır. Biz bu blogda söz konusu yöntemleri keşfedeceğiz.

İşletmelerde Verimlilik Nedir?

Günümüzde işletmeler, tıpkı canlılar gibi yaşayan birer organizmadır. İçinde bulunduğu çalışanlardan, dış dünyada gelişen teknolojiden, müşteri taleplerinden vb. faktörlerden sürekli etkilenirler. Bu nedenle, işletmenin başarılı olmasını sağlamak için bu faktörlerin olumlu birer etki yaratması gerekir. İşletmelerde en önemli olumlu etki yaratmanın en iyi yolu verimliliktir.

Verimlilik; malzeme, sermaye, insan gücü ve zaman gibi kaynakların kullanımından maksimum fayda elde etme kapasitesini ifade eder. Verimliliği sağlamak için işletmelerin iş süreçlerini optimize etmeleri, kaliteyi artırmaları ve çalışanlarının yeteneklerinden en iyi şekilde yararlanmaları gerekir. Aynı zamanda verimlilik işletmeyi etkileyen faktörlerin uyum içinde etkili ve dinamik şekilde bir arada olmasını sağlar. Bunu başaran işletmeler müşteri taleplerini karşılayabilir, işletmenin karlılığını ve rekabet gücünü artırabilir.

İş Süreçlerinde Verimliliği Nasıl Artırırsınız?

İş süreçlerindeki verimliliği artırmak için uygulayabileceğiniz bazı yöntemler aşağıdaki sıralanmıştır:

  • Standart Çalışmayı Uygulayın

İş süreci verimliliğini artırmanın temel yollarından biri standart çalışma sistemi uygulamaktır. Standart çalışmayı, her süreç veya görev için en iyi uygulamaların belgelenmesi ve operatörlerin bu standartları tutarlı bir şekilde takip etmesi olarak tanımlayabiliriz. Standart çalışma sistemi için prosedürleri belirlerken çalışanlardan fikir almak önemlidir. Çünkü onlar mevcut durumu anlayarak iş süreçleri için en iyi standartların nasıl oluşturulabileceği konusunda çok daha iyi fikirler önerme gücüne sahiptir.

  • Değişiklik Kontrolünde Israrcı Olun

Operasyonel görevlerde standardizasyon, tek seferlik bir hazırlık değildir. İş dünyasının koşulları ve şartları sürekli olarak değişir. Bu yüzden görevlerin yapılışı sürekli aynı çizgide gidemez. Düzenli olarak süreçlerin kontrol edilmesi ve güncellenmesi gerekir. İşletmeler, ancak bu şekilde verimlilik seviyelerini artırabilirler.

Süreçleri düzenli olarak kontrol etmek ve güncellemek isteyen işletmeler PDCA Döngüsü tekniğinden yararlanabilir. Teknik, süreç verimliliği yolculuğuna yeni başlayan şirketler için yaygın olarak kullanılan bir yaklaşımdır. Bu yaklaşımı kısaca inceyelim:

PDCA Döngüsü

PDCA Döngüsü, Shewhart Döngüsü olarak da bilinir. Kalite iyileştirme süreçlerinde sıklıkla kullanılır. Planla, Uygula, Kontrol Et ve Önlem Al olmak üzere dört aşamadan oluşur.

Planla, tekniğin ilk aşamasıdır. İşletmeler, iyileştirilmesi gereken süreci, iyileştirme amacını, hedeflerini, beklediği sonuçları ve ihtiyaç duyduğu kaynakları belirleyerek ayrıntılı bir eylem planı oluşturur.

İkinci aşama olan uygula, ilk adımda oluşturulan eylem planının uygulanmasını içerir.

Kontrol, tekniğin üçüncü aşamasıdır. İşletmeler, uygulama aşamasında elde ettiği verileri ve sonuçları analiz eder. Sonuçları değerlendirir. Elde edilen sonuçları beklenen sonuçlarla karşılaştırır. Bu şekilde işletmeler herhangi bir sapmanın, başarının veya iyileştirilmesi gereken alanın nedenini tespit edebilir.

PDCA Döngüsünün son aşaması önlem almaktır. Bu adımda işletmeler, kontrol aşamasında elde edilen bulgular ışığında süreci daha da iyileştirmek için ayarlama yapar, düzeltir veya uygun adımları atar. Bazen bu adım mevcut planın iyileştirilmesini, ek değişiklikler yapılmasını veya tamamen yeni bir planın belirlenip uygulanmasını içerebilir.

PDCA’nın isminden de anlaşılabileceği gibi bir döngüye dayalı olduğu unutulmamalıdır. Son aşamadan sonra ilk aşamaya dönmek gerekir. Sürekli iyileştirme ancak bu şekilde gerçekleştirilebilir.

  • Kök Neden Analizi Yapın

Kök Neden Analizi veya 5 Neden Tekniği, bir sorunun altında yatan temel nedene ulaşmak için tekrar tekrar “neden” sorusunu sormayı içeren bir problem çözme yöntemidir. Yöntem, süreç başarısızlığının veya verimsizliğinin temel nedenlerini ortaya çıkarır. Bu nedenle, süreç iyileştirme çalışmalarında, sorunların sadece görünen kısımlarını iyileştirmek değil, kök nedenlerini ele almak da önemlidir.

Uzun Vadeli Başarı için Sürekli İyileştirme

İş süreci verimliliğini artırmak, devam eden bir yolculuktur. Bu yüzden, işletmelerin uzun vadeli başarısı için sürekli iyileştirme adımlarını uygulamaları şarttır. Günümüzde teknolojinin gelişmesiyle birlikte bu adımları uygulamak için yazılımlar ortaya çıkmıştır. Sürekli İyileştirme Çözümü, bu yazılımlardan biridir.

Sürekli İyileştirme Çözümü, işletmelerin iyileştirme süreçlerini kolaylaştırmak için tasarlanmış dijital bir platformdur. Platform; Öneri Sistemi, Kaizen, 5S Denetimi ve Ramak Kala Raporlama olmak üzere dört farklı modüle sahiptir.

Öneri Sistemi Modülü, iyileştirme alanlarını belirlemek için çalışanlardan fikir ve geri bildirim toplamayı sağlar.

Kaizen Modülü, iyileştirme süreçlerinin yaşam döngüsünü sistematik ve ölçülebilir bir formatta takip edilmesini sağlayan dijital bir platform sunar.

Ramak Kala Modülü, bir iş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) çözümüdür. Çalışanların olası tehlikeleri herhangi bir kazaya neden olmadan hızlı ve kolay bir şekilde bildirmesini sağlar.

5S Denetim Yönetimi Modülü, işletmelerin 5S kontrol adımlarını planlamasına, izlemesine ve raporlamasına yardımcı olan dijital bir araçtır. Denetim, bakım, temizlik ve eylem planlaması için özellikler içerir.

Benzer Bloglar

Kök Neden Analizi Nedir?

Herhangi bir işletme, en iyi koşullara sahip olsa bile sorunlarla ve aksiliklerle karşılaşması kaçınılmazdır. Bu durumlarda, sorunlara anlık çözümler bulmak yeniden tekrarlamasına ve daha büyük sonuçlar oluşmasına neden olur. Kök neden analizi, işletmelerin sorunların kaynağını belirlemesine, düzeltici eylemler uygulamasına ve benzer olayların tekrarını önleyecek stratejiler geliştirmesine olanak tanır. Bu yüzden, verimliliği artırmak ve problemlere proaktif […]

Devamını Oku

Sürekli İyileştirme Sözlüğü: Kavramlar ve Anlamları

Sürekli iyileştirme, işletmelerin daha verimli süreçlere sahip olması ve daha kaliteli ürünler sunması için önemli bir iş felsefesidir. Sürekli iyileştirme yöntemi, şirket içindeki mevcut iş süreçlerini tanımlama, verimsiz alanları belirleme ve iyileştirme çalışmaları yapmayı sağlayan proaktif bir yöntemdir. Sürekli iyileştirmeye dair birçok terim vardır. Bu nedenle, sürekli iyileştirme ile ilgili kavramları daha anlaşılır kılmak ve […]

Devamını Oku

Kaizen Sözlüğü: Kaizen Kavramları ve Anlamları

Kaizen yaklaşımı, “daha iyiye doğru değişim” anlamına gelen Japonca bir kavramdır. İşletmelerin operasyonel süreçlerinde, ürünlerinde, çalışma ortamlarında ve üretim merkezlerinde daha verimli sonuçlar elde etmek için yavaş yavaş ve sürekli iyileştirmeler yapmaya odaklanır. Kaizen’in amacı, daha kaliteli çıktılar sunarak müşteri memnuniyetini ve rekabet gücünü artırmaktır. Kaizen kullanım alanı olarak üretim sektöründe ortaya çıkmış olsa da […]

Devamını Oku

Yalın Üretim & Toyota Üretim Sistemi (TPS) Terimler Sözlüğü

Yalın Üretim, Toyota’nın verimliliğini artırmak ve özel iş ihtiyaçlarına cevap vermek amacıyla geliştirilen bir iyileştirme metodolojisidir. Bu metodoloji, Toyota Üretim Sistemi (TPS) olarak da bilinir. TPS, birçok uygulama tekniği ve istatistiksel araçtan oluşur; temel amacı, israfı tespit edip ortadan kaldırarak performansı iyileştirmektir. Yalın yolculuğunuzda, birçok farklı terimle karşılaşacaksınız. Yalın üretimle ilgili bu kavramları anlamak, yalın […]

Devamını Oku

Andon Sisteminin Faydaları Nelerdir?

Andon sistemi, hataları önlemek amacıyla kullanılan bir Yalın Üretim tekniğidir. Bu sistem sayesinde işletmeler üretim süreçlerinde verimlilik, kalite, tasarruf gibi faydalar elde ederek kârlılığı ve müşteri memnuniyetini artırma fırsatı elde ederler. Bu blog yazımızda Andon sisteminin işletmelere sağladığı faydaları ele alacağız. Toyota Andon Nedir? Toyota Üretim Sistemi’nde ortaya çıkan Andon, Japonca bir terimdir ve “ışık” […]

Devamını Oku

Andon Sistemi Nedir?

Andon, Japonca kökenli bir terim olup, kelime anlamı olarak gösterge lambası veya ışıklı işaret anlamına gelmektedir. Yalın Üretim tekniği olan Andon, üretim süreçlerinde hata önleme sistemi olarak kullanılmaktadır. Sistemin amacı, bir ürün hatası olduğunda uyarılar aracılığıyla operatörleri bilgilendirmek veya işi durdurmaktır. Toyota Üretim Sistemi’nden (TPS) kaynaklanan bu sistemin en temel özelliği, üretim hattı üzerine yerleştirilmiş […]

Devamını Oku