Ofis Akışınızı Nasıl Geliştirebilirsiniz?

Ofis akışınızı, geliştirerek işinizi daha kolay ve daha stressiz bir hale getirmeniz mümkündür. Blog yazımızda iş akışınızı iyileştirmenin ve verimliliğini artırmanın yolları bulunmaktadır.

Ofis Akışınızı Geliştirmenin 8 Yolu

1. Çalışanlara Görevlerini ve İş Süreçlerini Açık Bir Şekilde İletin

Herhangi bir organizasyonun veya işletmenin can damarı iletişimdir; bir ofis yöneticisinin şirketinin başarısını ölçme şeklidir. İletişim, çalışanların özgürce fikir alışverişinde bulunmasına, ürün ve destek çalışmasına izin veren açık bir kanaldır. İş arkadaşları arasındaki iletişim, olumlu bir çalışma ortamını teşvik edecek ve genel verimliliği artıracaktır. Ayrıca, çalışanlar arasındaki iletişim, çalışanların birbirlerine ne üzerinde çalıştığını bildirmeye, ekip arkadaşlarının sorularını yanıtlamaya ve yöneticilerine düzenli olarak rapor vermeye teşvik etmektedir. Bu sebeple, iletişim görevlerin yerine getirilmesi ve çalışmaların tamamlanması için oldukça önemlidir.

2. Tüm Çalışanların Ayrı Bir Görevi Olsun

Hangi çalışanın ne üzerinde çalıştığına dair herhangi bir karışıklık olmaması için herkesin kendine atanmış olan görevleri olmalıdır. İletişim, yalnızca bir noktaya kadar gider ve sürekli olarak hangi görevin kimde olduğunu bildirmek karmaşık bir hal alabilir. Bu sebeple, görevleri belirli kişilere atamak ve bu kişilerle görevleri hakkında iletişim kurmak da ofis akışını geliştirmeyi sağlamaktadır.

3. Çalışanlarınızı Mola Vermeye Teşvik Edin

Çalışanlar işlerine odaklanmayı kaybettiklerinde, dikkatlerini mevcut görevlerine geri döndürmek önemli ölçüde zaman alır. Bu durum, boşa zaman, dikkat dağınıklığı ve erteleme ile sonuçlanır. Bu sebeple çalışanlara mola vermelerini teşvik ederek zihinlerini boşaltmalarına imkan vermek gerekir. Böylece, mola tamamladığında, işe odaklanmaya ve işi daha hızlı tamamlamaya yatkın olacaklardır.

4. Sık Sık Eğitim Programları Düzenleyin

Çalışanlar, iş yükünden ya da mevcut bir projeden korktuğunda, işi erteleme isteği, verimlilik ve üretkenliklerini kaybetme eğilimi gösterirler. Ancak çalışanlar, iş süreçlerinin yürütülmesiyle ilgili detaylı bir eğitim aldığında, endişeleri azalacağı için kendilerini daha rahat hissedeceklerdir. Bu yüzden, işletmelerin, çalışanları için sağlam bir eğitim programına sahip olması gerekir.

5. Çalışanlarınıza Çoklu Görev Vermeyin

Aynı anda birden fazla şey üzerinde çalışmak ve projeler arasında ileri geri geçiş yapmak beyni yorabilir. Bu durum, çalışanların verimliliğini ve gerçekten herhangi bir şeyi yapma konusundaki yeteneğini olumsuz etkileyebilir. Bundan dolayı, tek seferde yalnızca bir göreve odaklanmak hem dikkat dağınıklığının hem de ana projeden uzaklaşılmasının önüne geçer.

6. Düzenli Olun

Her günün sonunda, neleri tamamladığınızı ve hala yapılması gereken görevleri gözden geçirmek için zaman ayırmalısınız. Gününüzün evraklarını sıralayın, gerektiği gibi dosyalayın ve artık gerekmeyen her şeyi atın. Çözülen tüm e-postaları silin ve yapılacaklar listenizdeki ertesi gün için görevlerinizi önceliklendirin. Günün yorgunluğunu atmak, ertesi gün daha iyi organize olmanızı sağlayacak ve sabah ilk iş olarak kendinizi bunalmış hissetmenize neden olmayacaktır.

7. Önemli Olan Görevlere Öncelik Verin

Her görevi aynı anda yapmak mümkün değildir. Bu sebeple, işleri öncelik sırasına göre düzenlemek önemlidir. Gün içerisinde yapılacak işler listesindeki her görevi önemi ve aciliyetine göre sıralamak iş süreçlerindeki verimliliği artıracaktır. Çünkü, bir görev zor görünüyorsa, o görevden en kısa sürede kurtulmak zihninizi rahatlatacak ve birçok görev tarafından tüketilmiş olma hissinizi azaltacaktır.

8. Çalışanlarınızın Bireysel Olarak İhtiyaçlarını Anlayın

Çalışanlarınızın güçlü yönlerine dayalı görevler verin. Bir çalışana uzmanlık alanı dışında bir görev ataması, onların kapanmasına ve işi bitirmek için ihtiyacı olan motivasyonun düşmesine neden olabilir. İnsanlar bilgilerinin doğru kullanıldığını hissettiklerinde başarılı olurlar, bu nedenle çalışanların hangi konularda iyi olduklarına dayalı olarak bireysel görevler vermek daha iyi sonuçlar verecektir.