Öneri sistemi, işletmelerin şirket kültürünü geliştirmek, maliyetleri azaltmak, işyeri verimliliğini artırmak ve çalışma koşullarını iyileştirmek için kullandıkları bir sistemdir. Öneri sistemleri aynı zamanda “bireysel öneri sistemi” ve “çalışan öneri sistemi” olarak da adlandırılmaktadır. Öneri sistemleri ile çalışanlar ve yönetim arasında iki yönlü bir iletişim kanalı sağlanır. Bu süreçte yönetim, çalışanların önerilerini kabul eder veya reddeder ve bazı durumlarda bunlar hakkında yorum yapar. Öneri sistemleri çalışanlara şirket politikalarının ve işletim prosedürlerinin belirlenmesinde söz hakkı ve rol verir. Şirketlerde Çalışan Öneri Sistemlerinin Kullanımı Öneri sistemleri günümüzde işletmeler için önemli ve popüler hale gelmiştir. Özellikle çok sayıda çalışanı olan İşletmeler için, çalışanlarının istek ve talepleriyle ilgili tüm süreçleri öneri sistemleri üzerinden kolayca takip edilir ve sonucu kavuştururlar. Öneri sistemlerinin kullanımında şirketler genellikle bir konu kısıtlaması yapmamaktadır. Çalışanlar, öneri sistemleri üzerinden ortak alanlarla ilgili yeni düzenleme isteklerinde bulunabilir, yeni iş ve proje fikirlerinde bulunabilir veya şirket içinde karşılaştıkları bir problemi bildirebilirler. Çalışan önerileri, verimliliği artırmaya, israfı ortadan kaldırmaya, güvenliği artırmaya ve bir şirketin ürün ve hizmetlerinin kalitesini iyileştirmeye yardımcı olabilmektedir. Şirketler, çalışanlarının önerileriyle sadece maliyet tasarrufu değil aynı zamanda çalışanlarının moral ve motivasyonunu daha iyi hale getirmektedir. Kurumsal Öneri Sistemleri Nasıl Verimli Kullanılır? İşletmelerde öneri mekanizmasının işlevli bir şekilde çalışması için öneri sistemlerinde bir veya daha uygulama sorumlusu olmalıdır. Kalabalık şirketlerdeyse öneri kategorileri oluşturulmalı ve her kategoriye en az 1 tane sorumlu atanmalıdır. Bu kişiye “öneri değerlendiricisi” de denir. Öneri değerlendiricilerinin o öneri kategorisiyle ilgili uzmanlığının olması ve gerekli aksiyonları alabilecek kişi olması önemlidir. Böylece her öneri, öneri değerlendiricisi tarafından incelenir ve süreç doğru şekilde ilerler. Öneri sisteminin bir şirkete fayda sağlayabilmesi için çalışanlar tarafından benimsenmesi ve kullanılması gerekmektedir. Eğer bir şirket ilk kez öneri sistemi kullanmaya başlayacaksa çalışanlarına bu sistemin nasıl kullanılması gerektiğiyle alakalı bilgiler verilmelidir. Bazi işletmeler, bireysel öneri sisteminin kullanımına teşvikte bulunmak için ödüller sağlamaktadır. İşletme için fayda sağlayan önerilerde bulunan çalışanlar ödüllendirilir ve böylece iki yönlü bir fayda ortaya çıkar. Bireysel Öneri Sisteminin Kullanımında Dikkat Edilmesi Gerekenler 1-Önerilerin Yanıtlanma Süresi İşletmeler, çalışanlarının bireysel öneri sistemlerini kullanmaya devam etmelerini sağlaması gerekir. Cevaplanmayan veya geç cevaplanan öneriler çalışanlara bu sistemin pek de verimli olmadığı ve etkin kullanılmadığı mesajı verir ve çalışanlar bu sistemi kullanmaktan uzaklaşır. Bunu engellemek için öneri değerlendiricileri tüm önerileri mümkün olan en kısa sürede cevaplamalıdır. Bazı önerilerin hemen gerçekleşmesi elbette mümkün olmayabilir. Bu tür durumlarda öneri değerlendiricisi süreç hakkında sık sık bilgilendirme yapmalıdır. 2- İyi Önerileri Ödüllendirin ve Bunu Duyurun Bir kişi bir öneride bulunduğunda aslında birçok kişinin aklından geçenleri söyler. İşletmeler katkıda bulunan kişiye herkesin haberdar olacağı şekilde teşekkür etmelidir. Bu işletmelerin çalışanlarıyla birlikte şirket kültürünü değiştirmeye istekli olduğunu gösterecektir. Ayrıca işletmeler öneri sistemleri için bir bütçe ayırarak her ay en iyi öneriyi sunan kişiye ödül verebilir. 3- Önerilerin Uygulanması Elbette tüm önerilerin uygulanması mümkün değildir. Ama öneride bulunan kişiye bu önerinin neden uygulanmayacağının anlatılması gerekir. Diğer bir konu ise kabul edilen önerilerin uygulanma süresidir. Yukarda da belirttiğimiz gibi aslında gelen bir öneri sadece bir çalışanın isteği değildir. Bu önerinin gerçekleşmesi çoğu çalışana fayda sağlayacaktır. Bu yüzden şirketler önerilerin gerçekleşme sürecini en iyi şekilde planlayarak en kısa sürede gerçekleştirmelidir. Kurumsal Öneri Sistemi Faydaları Kurumsal öneri sistemleri, işletmelerin rekabet avantajı elde etmesi, fırsatları yakalaması, çalışanları ile arasında bağ kurması amacıyla son zamanlarda yaygın olarak kullanılmaktadır. Öneri sistemi, birçok faydayı da beraberinde getirmektedir. Gelin bu faydaları birlikte inceleyelim: Kurumsal öneri sistemi, çalışanlar ve yönetim arasında bir köprü görevi görmektedir. En alt kademeden üst kademeye kadar tüm çalışanlar karar alma süreçlerine katılma hakkı elde etmektedir. Fikirlerinin değerli olduğunu fark eden çalışanların motivasyonu, bağlılığı ve verimliliği artmaktadır. Öneri sistemleri sayesinde çalışanlar şirketin gelişimi için yeni ve yaratıcı fikirler ortaya çıkardığında bunları kolayca paylaşabilmektedir. Çalışan öneri sistemi, saha veya ofis içindeki problemlerin tespitinin yapılması ve çözüme kavuşturulması için uygun bir ortam hazırlamaktadır. Öneri sistemlerinde yer alan ödüllendirme sistemi ile çalışanlar sürekli iyileştirme süreçlerine destek olduğu için ödüllendirilmekte ve çalışan katılımı teşvik edilmektedir. Bireysel Öneri Sistemi Çözümü MDP Group tarafından geliştirilen oneri.io, işletmelerin kağıt veya excel üzerinden yürüttüğü iyileştirme süreçlerini dijitalleştirmek amacıyla tasarlanmış bir sürekli iyileştirme çözümüdür. Kaizen, Sürekli İyileştirme, Ramak Kala, 5S Denetimi, Aksiyon Yönetimi, Öğrenilmiş Ders, Müşteri Talep Yönetimi ve Çalışan Öneri Sistemi olmak üzere toplamda 7 adet modülü bulunmaktadır. Bu modüllerden biri olan Bireysel & Kurumsal Öneri Sistemi Çözümü, şirket içindeki öneri ve problemlerin çözüme kavuşturulmasını sağlamaktadır. Bireysel Öneri Sistemi çözümümüzle personel tarafından iletilen öneriler makine öğrenmesiyle kategorilendirilerek ilgili öneri değerlendiricisine iletilir. Öneri değerlendirici gelen öneriyi değerlendirir ve uygulama üzerinden bu sorunu çözmesi için birini görevlendirir. Öneri sahibi bu öneriyle ilgili gerçekleşen tüm süreçleri uygulama üzerinden takip edebilmektedir. Böylece şirketler tüm öneri süreçlerini tek çözüm üzerinden yönetebilmektedir. Ayrıca, çalışanlar platforma mobil veya web üzerinden erişim sağlayabilmektedir. Bu sayede zamandan ve mekandan bağımsız olarak sisteme öneri girebilmekte ve önerilerin durumunu takip edebilmektedir. Sürekli İyileştirme Çözümümüz hakkında bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
