İster küçük bir start-up olsun ister büyük bir işletme, çoğu işletmenin ortak hedefi, en iyi sonuçları elde etmektir. Bir işletmede en iyi sonuçları elde etmek için iş yerinde verimliliğin sağlanması gerekir. İş yerinde verimlilik, çalışanların çok fazla değil, daha akıllı çalışmasına bağlıdır. Çalışan verimliliği, kaynakları en iyi şekilde kullanmayı, üretkenliği ve büyümeyi sağlar. Çalışanlarınız tüm vaktini iş yerinde harcıyorsa ancak gün sonunda beklenen performansı gösteremiyorsa doğru yazıyı okuyorsunuz. Bugün, geçmişten bu yana hiç değişmeyen “işyerinde verimlik” konusunu ele alacağız. Minimum zamanda en iyi işi yapmak, her iş yerinin en büyük hedefidir. Hangi yılda olursak olalım, verimlilik konusunda sıkıntıları azaltmak için veya mevcut verimliliği artırmak için her zaman çalışmalar yapılır. Bu sebeple bugün; Verimlilik nedir? İşyerinde verimlilik, Verimliliği etkileyen faktörler, Verimliliği artırmak için neler yapılır Kurumsal Öneri Sistemi başlıklarını ele alacağız. Verimlilik Nedir? Verimliliği “en az sürede en çok işi yapmak ve maksimum faydayı sağlamak” olarak tanımlayabiliriz. Verimlilik, en az zaman ve çaba ile en fazla görevi yerine getirmeyi içerir. İş verimliliği, çalışanların proje ve görevleri zamanında teslim etmesini sağlar. Hayatımızın her alanında karşımıza çıkan bu kavram hedefe ulaşmada en büyük etkendir. Verimliliği en çok etkileyen durum ise kişinin öz motivasyonudur. Kişinin yaptığı işte veya verdiği hizmette verimli olabilmesi için motive eden amaçlarının olması gerekir. Örneğin; kendine bir şey katma, maddi kazanç, ödül vs… Çalışan Verimliliği Nedir? Çalışan verimliliği, bir çalışanın belirli bir süre içinde görevlerini ne kadar etkin ve etkili bir şekilde yerine getirdiğini ifade eder. Verimli bir çalışan, kaynakları, zamanı ve enerjiyi en iyi şekilde kullanır ve bir işi en kısa sürede maksimum potansiyel ile tamamlar. Bir işletmenin, rekabet gücü elde etmesi için personel verimliliği oldukça önemlidir. Bu yüzden işletmeler eğitim ve gelişim fırsatları, teknoloji, liderlik desteği gibi imkanlar sunarak çalışan verimliliğini artırmalıdır. Personel Verimliliği Neden Önemli? Çalışanların verimliliği, iş sürecinin düzgün işlemesi ve verimli çalışma alışkanlıklarının geliştirilmesi ile doğru orantılıdır. Verimliliğin artması, işletmelere daha yüksek çıktı, artan çalışan motivasyonu, daha iyi müşteri hizmetleri, daha düşük maliyet ve daha fazla kâr getirerek sürdürülebilir bir büyüme ve rekabet gücü sağlar. Bu nedenle, çalışan verimliliğinin arttırılması, hem işverenler hem de çalışanlar için önemlidir. İş Verimliliğinin Temel Unsurları Nelerdir? İş verimliliğinin dört temel unsuru bulunur. Bu unsurlar aşağıdaki gibidir: Zaman Yönetimi: Etkili zaman yönetimi çalışanların öncelikleri belirlemesini ve zaman alıcı faaliyetleri ortadan kaldırmasını sağlayarak zamanı en iyi şekilde kullanmalarına yardımcı olur. Otomasyon ve Teknoloji: Otomasyon ve teknoloji, tekararlanan görevleri otomatikleştirmeye, süreçleri standartlaştırmaya ve işleri daha hızlı yapmaya yardımcı olur. İletişim: Açık ve şeffaf iletişim, çalışanların verimliliğinde ve işletmenin genel iş verimliliğinde büyük rolü vardır. Sürekli İyileştirme: Sürekli iyileştirme, iş verimliliğini korumak ve artırmak için benimsenen bir yaklaşımdır. Bu yaklaşım, verimsiz alanların tespit edilmesini ve değiştirilmesini sağlayarak verimliliği artırır. İşletmelerde Verimlilik Nasıl Artırılır? Dikkat dağınıklıkları, konsantrasyon problemleri, duygusal durumlar, yorgunluk, kişilerin kendi özverileri gibi bir çok sebeple verimliliğin %100 olmadığını tahmin edebiliriz. Ancak %100 olmasa da, olabilecek maksimum verimlilik sağlanmaya çalışılır. İşte bu noktada, iş hayatındaki verimliliğin artırılması için belli çalışmalar yapılır. İşverenler, çalışanların motivasyonunu sağlayacak çevresel koşullar ve imkanlar sağlarlar. Verimlilik artırmaya yönelik stratejiler, belli aralıklarla verimlilik analizleri yaparak verim sağlanmaya çalışılır. Verimliliği sağlamak adına bu çalışmaları yapabilmek için öncelikle verimliliği etkileyen faktörleri bilmemiz gerekir. Daha sonra bu faktörleri nasıl ortadan kaldırabiliriz veya nasıl geliştirebiliriz bulabiliriz. İş Yerinde Verimliliği Etkileyen Faktörler Nelerdir? İşletmelerde verimliliği etkileyen iş tatmini, çalışma ortamı, çalışan motivasyonu, iş ve yaşam dengesi, eğitim ve kültür gibi birçok faktör vardır. Bu faktörlerin yanı sıra verimliliği olumsuz etkileyen faktörler aşağıdaki gibidir: Çalışma ortamı Hedefler Çalışan bağlılığı Şirket kültürü Çalışan motivasyonu Çalışan mutluluğu Eğitim ve kariyer geliştirme fırsatları Çeşitlilik Çalışan sağlığı Teşvik ve ödüller Teknoloji ve ekipman Emek ve karşılık durumu Sosyal ve kültürel dinamikler Maddi karşılık Çalışma temposu- süresi Çalışma imkanları Çalışanlar arası ilişkiler Açık iletişim ve şeffaflık Lider seçimi Çalışma imkanları Ekip ilişkileri Sanal aylaklık Dikkat dağınıklığı Çalışan Verimliliğini Artırmak İçin Neler Yapılabilir? Açık ve şeffaf bir iletişim kurmak, net hedefler belirlemek, eğitim ve kariyer fırsatları sunmak, teknolojiden yararlanmak, iş – yaşam dengesi sağlamak ve olumlu bir iş yeri kültürü yaratmak çalışan verimliliğini artırmak için uygulanması gereken yöntemler arasındadır. Şirket kültürünüze yapacağınız birkaç değişiklik ile daha mutlu ve verimli çalışanlara sahip olabilirsiniz. Mutlu ve verimli çalışanlar, daha kaliteli iş performansı ve daha fazla kâr getirir. İş yerinizde verimliliği artırmak için uygulayabileceğiniz yöntemler aşağıdaki gibidir: Net ve Ulaşılabilir Hedefler Belirlemek İş verimliliğini artırmanın en kolay ve etkili yolu, makul ve akıllı hedefler belirlemektir. Hedeflerin net olması, çalışanlarınızın zaman ve enerjilerini daha verimli bir şekilde kullanmasına yardımcı olur. Hedefleri dar ve ayrıntılı tutmaya çalışmalısınız çünkü bu çalışanlara ilerleyebilecekleri tanımlanmış bir yol verecektir. Bu adımı uygulayabilmek için SMART hedefler yaklaşımını uygulayabilirsiniz. SMART yaklaşımı, İngilizce’de “Specific, Measurable, Attainable, Relevant ve Timely” kelimelerinin bir araya getirilmesiyle oluşur. SMART, hedeflerin beş özellik ile tanımlanmasını ifade eder. S (Spesifik): Hedef açık ve net bir şekilde tanımlanmalıdır. Belirsiz ve ulaşması zor hedeflerden uzak durulmalıdır. M (Ölçülebilir): Hedefin başarısını ölçmek için belirli kriterler belirlenmelidir. Bu özellik, hedefe ne zaman ulaşıldığını anlayabilmek için önemlidir. A (Ulaşılabilir): Hedef, gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır. Gerçekçi olmayan hedefler çalışanların motivasyonunu kaybetmesine neden olur. R (İlgili): Hedef, işletmenin hedefleriyle uyumlu ve ilgili olmalıdır. Bir işletmenin amacına hizmet etmeyen hedefler zaman ve kaynak kaybına neden olur. T (Zaman Sınırlı): Hedefe ulaşmak için bir zaman dilimi belirlenmelidir. Bu hedefin gerçekleştirilmesi için son tarih koyulması anlamına gelir. İletişimi Güçlendirmek İş yerinde verimliliği artırmanın temel kuralı açık ve şeffaf bir iletişim kurmaktır. Güçlü bir iletişim, çalışanların kendi arasında, yöneticileri ve paydaşlarla iş birliği içinde çalışmasını teşvik eder. Bu yüzden açık iletişim kanalları oluşturmak, geri bildirim vermek ve bilgi paylaşımını teşvik etmek verimliliği artırmak için önemlidir. Eğitim ve Gelişim Fırsatları Sunmak Eğitim, çalışan becerilerini ve yeteneklerini geliştirdiği için iş süreçlerini daha etkin ve verimli bir şekilde yönetmelerine yardımcı olur. Bu yüzden yeni teknolojiler benimsemek, iş süreçlerine dahil etmek ve çalışanların yeteneklerini geliştirmek verimliliği artırmanın bir yoludur. İş – Yaşam Dengesini Desteklemek Çalışanların, profesyonel ve kişisel yaşamları arasında denge kurması, enerjik ve motive olmalarını sağlayarak verimliliklerini artırır. Esnek çalışma saatleri, uzaktan çalışma gibi imkanlarla çalışanların iş ve özel hayatlarını dengelemelerine destek olmanız gerekir. Çoklu Görevlerden Uzak Durmak İş dünyasında çalışanlara birden fazla görev vermek, daha kısa sürede daha fazla iş yapmanın bir yolu olarak görülür. Ancak, bu doğru değildir. Aynı anda birçok görevi yapmak, çalışanların sürekli görevler arasında geçiş yapmasına neden olur. Bu, da onların işe odaklanmasını engelleyerek işin kalitesini azaltır. Çalışanlarınızın tek bir işe odaklanması, görevleri daha verimli ve etkili bir şekilde tamamlamasını sağlar. Mola Vermek İnsan zihni, ancak belirli bir süre odaklanabilir. Bu nedenle, mesai saatleri içinde birkaç dakika işe ara vermek bilişsel süreçlerin iyileştirilmesine yardımcı olur. Biraz su içmek, derin nefes almak, bir kahve molası vermek gibi faaliyetler verimliliği büyük ölçüde artırır. Görevleri Devretmek Görevleri, beceri ve uzmanlıklara göre devretmek işin verimli bir şekilde tamamlanması sağlayarak genel performansı iyileştirir. Zamanı Ölçmek Verimlilik düzeyini değerlendirmek için çalışanların işleri tamamlarken bir görev için ne kadar zaman harcadığını ölçmek gerekir. Bu, hangi görevlerin daha fazla zaman aldığını analiz etmeye ve zamandan tasarruf etmeye yardımcı olur. Zaman yönetimi becerisine sahip olan çalışanlar, günlük görevlerini verimli bir şekilde yürütürler. Mükemmellik Arayışını Bırakmak Mükemmellik arayışı, strese neden olur ve çalışanların başarısı seviyesini düşürür. Hiçbir şeyin mükemmel bir şekilde yapılamayacağını kabul etmek, hataları da benimsemek görevleri daha verimli bir şekilde tamamlamaya yardımcı olur. Aynı zamanda hataları bir öğrenme fırsatı olarak değerlendirmeyi sağlar. Çalışan Verimliliği Nasıl Ölçülür? Personel verimliliği, performans değerlendirme ve izleme araçları kullanılarak ölçülür. Çalışan verimliliğini ölçmek için kullanılan birçok yöntem bulunur. Bazı yöntemler aşağıdaki gibidir: Görev Tamamlama Süresi: Çalışanın görevlerini ne kadar sürede tamamladığı, verimliliğin önemli bir göstergesidir. Çıktı Miktarı ve Kalitesi: Üretilen işin miktarı ve kalitesi, çalışanın verimliliğini değerlendirirken göz önünde bulundurulur. Hedeflere Ulaşma: Çalışanın belirlenen hedeflere ulaşma başarısı, verimlilik ölçümünde kullanılır. İşe Devamlılık ve Disiplin: Çalışanın işe devamlılığı ve disiplinli çalışması, verimliliği artıran unsurlardır. Müşteri ve İş Arkadaşı Geri Bildirimleri: Müşterilerden ve iş arkadaşlarından alınan geri bildirimler, çalışanın performansını değerlendirmede yardımcı olur. İnovasyon ve Gelişim: Çalışanın yenilikçi yaklaşımları ve sürekli gelişim çabaları verimlilik için önemlidir. Bu maddeler üzerinden çalışan verimliliği ölçülerek, verimlilik düzeyine uygun gelişim planları oluşturulabilir ve iş performansı artırılabilir. Çalışan Verimliliğini Artırma Stratejileri Ölçümleme: İş süreçlerine dair günlük ve haftalık raporlar, çalışanların ne kadar verimli olduğunu verilerle görmelerini sağlar. Ayrıca, çalışmalarının açıkça kaydedildiğini bilmeleri; kontrollü ve daha verimli çalışmalarını sağlar. İç denetleme yapılması: Çalışanların görevlerini yaptıklarına dair denetleme yapmak, disiplin sağlamak adına önemli bir yöntemdir. Kurum içi ilişkilerin ilerlemesi adına etkinlikler düzenlemek: Kurumsal ilişkilerin kuvvetli olmadığı bir çalışma ortamında motivasyon ve verim beklenemez. Bu sebeple kaynaşma sağlamak ve ekipler arasındaki ilişkileri güçlendirmek için düzenli etkinlikler büyük değer taşır. Süreç planlaması yapılması ve kayda geçirilmesi: Aylık, haftalık veya günlük planlamalar görevleri ne kadar yerine getirdiğini görmek için önemlidir. Haftalık veya aylık olarak iyileştirme: Raporlama veya çalışan önerileri göz önünde bulundurarak iyileştirmeler yapmak verimliliği artırır. Değerlendirme ve iyileştirme kendi arasında bir döngü oluşturmalıdır. Böylece verimlilik, süreklilik sağlayan bir durum haline gelir. Seiwet ABC analizi yapmak. Bu analiz, işleri önem sırasına göre sıralayarak zamanı ve verimliliği en doğru şekilde kullanmayı sağlar. İşleri ve takibi kolaylaştıracak yazılımlar ve teknolojik hizmetler kullanmak da verimliliği artıran yöntemler arasındadır. Bu yazılımlara örnek olarak “Kurumsal Öneri Sistemi”ni verebiliriz. Kurumsal Öneri Sistemi Nedir? Bireysel Öneri Sistemi veya Çalışan Öneri Sistemi olarak da adlandırılan Kurumsal Öneri Sistemi, şirketlerdeki maksimum verimliliği sağlamak için kullanılan bir sistemdir. Sistemin amacı, çalışanlardan geri bildirim toplamak, önerileri değerlendirmek, iyileştirme planları yapmak, iletişimi güçlendirmek ve verimliliği artırmaktır. Öneri Sistemi, çalışanların istek, öneri ve düşüncelerini yönetime iletmesini sağlar. Öneriler değerlendirilir, uygulan olanlar kabul edilir ve uygulamak için planlar yapılır. Çalışan Öneri Sistemi, iş süreçlerini iyileştirmek için çalışanlara da söz hakkı vererek çalışan verimliliğini ve motivasyonunu artırır. Sürekli İyileştirme Çözümü oneri.io, şirketlerin İSG, üretim, kalite, OPEX ve sürekli iyileştirme birimlerinin süreçlerini daha etkili ve verimli bir şekilde yönetebileceği bir sürekli iyileştirme çözümüdür. Platform, kağıt ve Excel’de yönetilen iyileştirme süreçlerini dijital bir ortama taşıyarak, merkezi bir çalışma alanı sunar. Çalışan Öneri Sistemi, Kaizen, 5S Denetimi, Ramak Kala Raporlama, Öğrenilmiş Ders, Aksiyon Yönetimi ve Müşteri Talep Yönetimi olmak üzere 7 aktif modülü ile işletmelerin iyileştirme çalışmalarını kapsamlı bir şekilde yönetmesini sağlar. oneri.io ile şirketler, iyileştirme süreçlerini tek bir platform üzerinden yöneterek, zaman ve kaynak tasarrufu elde eder. Bu sayede iş süreçleri daha etkin bir şekilde kontrol ederek, rekabet avantajı sağlar.
