İş Yerinde Sürekli İyileştirme için 5 Yöntem

Bir şirketin çalışanlarını ve iş süreçlerini geliştirmesiyle yeniliklere ayak uydurmak mümkün hale gelebilmektedir. Bu noktada, şirketlerin zamana ve yeniliklere ayak uydurmasını sağlayan yollardan birisi sürekli iyileştirme kültürünün şirket bünyesinde yer almasıdır. Bu sebeple, şirket büyüklüğü ne olursa olsun, iyileştirme çalışmaları şirket içinde düzenli ve sürekli olarak yürütülmelidir. Sürekli iyileştirme, bir diğer adıyla kaizen bunu yapmayı sağlar. Blog yazımızda yer alan iş yerinde sürekli iyileştirme için 5 yöntem, işletmenizin daha iyi ve verimli çalışmasını nasıl sağlayacağını gösterecek.

Sürekli İyileştirme Nedir?

Sürekli iyileştirme, israfı azaltmak verimliliği artırmak amacıyla mevcut iş süreçlerinin, ürünlerin ve hizmetlerin iyileştirilmesini ve geliştirilmesini ifade etmektedir. Bu sayede, yöneticileri ve çalışanları verimliliği sağlamak amacıyla yeni fırsatlar bulmaya yönlendirmektedir.

Ancak, sürekli iyileştirme tek seferlik alınan önlemlerden ibaret değildir. Bu bir süreçtir ve adından anlaşıldığı gibi iyileştirmelerin sürekli olarak devam etmesi gerekmektedir.

Sürekli İyileştirme 3 adımda çalışır:

1. İlk adımda iyileştirme yapılması alanların belirlenmekte, öneriler üretilmekte ve analiz edilmektedir.
2. İkinci adımda, iyileştirme önerileri uygulanmaktadır.
3. Üçüncü adımda ise yapılması gereken izleme ve öğrenmeye odaklanmaktadır. Uygulanan iyileştirmelerin, istenen etkiyi yaratıp yaratmadığı kontrol edilmelidir.

İş Yerinde Sürekli İyileştirme Kültürü Nasıl Oluşturulur?

İş yerinde Sürekli İyileştirmeyi uygulamak için bazı örnekleri bilmek, süreçlerinize katkı sağlayacaktır. İşte iş yerinde sürekli iyileştirme için 5 yöntem ve günlük uygulamalarda nasıl kullanabileceğiniz:

1. Beyin Fırtınası

Beyin fırtınası oturumları, insanları ortak bir amaç etrafında bir araya getiren toplantı türleridir. Ayrıca bu yöntem, çalışanlarınızın açıkça konuşmasını ve düşünmesini sağlamanın harika bir yoludur. Çok sayıda fikri hızlı ve verimli bir şekilde üretmeye yardımcı olmaktadır. Ancak aynı zamanda en etkili olmaları için dikkatli bir şekilde yapılandırılmaları gerekir. Tartışmak istediğiniz konulardan bir liste oluşturarak başlayabilirsiniz. Burada dikkat etmeniz gereken, belirlediğiniz bir konuyu ele alırken her katılımcının fikirlerini ve çözümlerini ifade etme fırsatı sunduğunuzdan emin olmaktır. Sonrasında bu fikirlerin uygulanabilirliğini tartışarak değerlendirebilirsiniz.

2. Anketler

Şirketler çoğu zaman, müşterilerinden ve tedarikçilerinden geribildirim alarak onlara odaklanır. Ancak, çalışanlardan gelen geri bildirimlerin öneminin de oldukça büyük olduğunun farkında olmaz. Şirket içinde çalışanların katıldığı bir anket düzenlenmek, iyileştirmeye yönelik noktaların ortaya çıkmasını sağlamak için verimli bir yöntemdir. Çünkü bir iş lideri genellikle hedeflerin sonuçlarına, yani büyük resme odaklanmaktadır. Bu sebeple, şirketin verimliliğini ve başarısını etkileyecek olan küçük ayrıntıları fark edememektedir. Çalışanlar, hangi noktaların iyileştirmeye ihtiyaç duyduğunu en bilen kişiler olduğundan dolayı onlardan gelen öneriler çok önemlidir.

3. Eğitim Programları

Günümüzde teknolojinin etkisiyle dünya hızla değişmektedir. Ortaya çıkan yeniliklere ayak uydurabilmek için hem şirketlerin hem de çalışanların yaşam boyu öğrenme yolu ile gelişmeye devam etmeleri gerekmektedir. Bu sebeple, çalışanlarınız için hedefe yönelik eğitim programları planlayarak onların becerilerini ve yeteneklerini geliştirmelerine katkı sağlamanız gerekmektedir. Bu, onların çok yönlü olmasını sağlar. Bu sayede, bir çalışanın hastalanması veya izne çıkması gibi durumlarda iş süreçlerinin sürekliliğini korumuş olursunuz.

4. Beceri Yönetimi

Sürekli iyileştirme sürecinde, beceri yönetiminin önemi büyüktür. İyileştirme süreçlerine odaklanmak istiyorsanız, çalışanlarınızın neleri yaptığını ve neleri yapamadığını bilmeniz gerekmektedir. Bu size, çalışanların bilgi, beceri, uzmanlık ve deneyimlerini izlemeleri ve onları geliştirmek için neler yapmanız gerektiğine dair detaylı bilgi verecektir.

Beceri yönetimi aynı zamanda şirketinize başka şekillerde de yardımcı olacaktır. Örneğin;

• Bir çalışanınız hastalandığında veya izinde olduğunda ekstra insan gücünü kolay bir şekilde bulabilirsiniz.
• İş süreçleriniz sekteye uğramaz.

5. Zaman Denetimi

Bir şirketin en önemli kaynaklarından birisi zamandır. Bu sebeple, çalışanların iş süreçlerini mümkün olduğunca verimli bir şekilde yürüteceği şekilde zamanını ayarlamanız gerekmektedir. Çalışanların, bir işi bitirme süresini ölçmek, bir sürecin nerede optimize edilmesi gerektiğini belirlemek için iyi bir yöntemdir. Bu ölçümler sayesinde, bir çalışan için zamandan tasarruf etme, çalışan için zamanı azaltma ve hatta bir süreci yazılım aracılığı ile otomatikleştirme imkânı bulursunuz.

İlgili İçerik: Kaizen Kültürünü Teşvik Etmenin Yolları