Bir şirketin, çalışanlarını ve iş süreçlerini geliştirmesi yeniliklere ayak uydurma kapasitesiyle doğru orantılıdır. Bu noktada, şirketlerin zamana ve yeniliklere ayak uydurmasını sağlayan yollardan birisi sürekli iyileştirme kültürünün şirket bünyesinde yer almasıdır. Bu sebeple, şirket büyüklüğü ne olursa olsun, iyileştirme çalışmaları şirket içinde düzenli ve sürekli olarak yürütülmelidir. Sürekli iyileştirme (Kaizen), bunu yapmayı sağlar. Blog yazımızda yer alan iş yerinde sürekli iyileştirme için 5 yöntem, işletmenizin daha iyi ve verimli çalışmasını nasıl sağlayacağını gösterecektir. Sürekli İyileştirme Nedir? Sürekli iyileştirme, israfı azaltmak verimliliği artırmak amacıyla mevcut iş süreçlerinin, ürünlerin ve hizmetlerin küçük adımlarla sürekli iyileştirilmesini ifade etmektedir. Bu sayede, Sürekli İyileştirme yöneticileri ve çalışanları verimliliği sağlamak amacıyla yeni fırsatlar bulmaya yönlendirmektedir. Ancak, sürekli iyileştirme tek seferlik alınan önlemlerden ibaret değildir. Bu bir süreçtir ve adından anlaşıldığı gibi iyileştirmelerin sürekli olarak devam etmesi gerekmektedir. Sürekli İyileştirme 3 adımda çalışır: İlk adımda iyileştirme yapılması gereken alanlar belirlenir, öneriler verilir ve analiz edilir. İkinci adımda, iyileştirme önerileri uygulanır. Üçüncü adımda ise yapılması gereken izleme ve öğrenmeye odaklanmaktır. Uygulanan iyileştirmelerin, istenen etkiyi yaratıp yaratmadığı kontrol edilmelidir. Günümüz İşyerinde Sürekli İyileştirme Neden Önemlidir? Sürekli iyileştirmenin iş yerinde uygulanması, çalışanlar, müşteriler ve şirketler için birçok avantaj sağlamaktadır. Sürekli iyileştirme, çalışan ve müşteri memnuniyetini artırırken şirketlerin de hedeflerine ulaşmasını desteklemektedir. Bu çalışmaların sonuçları, şirketin büyüklüğüne ve uygulama kapsamına göre değişiklik gösterse de genel olarak sağladığı faydalar aşağıdaki gibidir: Müşteri Memnuniyeti Sürekli iyileştirmenin temel ilkelerinden biri müşteriye odaklanmaktadır. Sürekli iyileştirme, müşterilerin ihtiyaç ve beklentilerini anlamak için bir çerçeve oluşturur. Müşterilerden gelen geri bildirimler veya çalışanlardan gelen öneriler müşteri ihtiyaçlarına ilişkin değerli bilgiler sağlar. Bunu en kısa sürede anlamak, para tasarrufu yapmaya ve müşteri memnuniyetini sağlamaya yönelik bilinçli karar almaya yardımcı olur. Müşteri memnuniyetinin sağlanması, sadece mevcut müşterinin elde tutulmasını sağlamaz, aynı zamanda yeni müşteriler kazanmanın da yolunu açar. Müşteri beklentilerini anlamak için bazı temel sorulara cevap arayabilirsiniz: Müşterileriniz ne istiyor? Müşterilerinizin karşılaştığı sorunlar neler? Müşteri için en fazla değerli olan hizmet veya ürün nedir? Bu soruları cevaplayarak müşterilerin ihtiyaçlarını hızlı ve doğru bir şekilde anlamak mümkündür. Daha Fazla Çalışan Katılımı Sürekli iyileştirme felsefesinde çalışanların düşünce ve fikirleri çok önemlidir. Çalışanlar, bir şirkette iyileştirme faaliyetlerinin parçası olduğunu hissettiğinde ve fikirlerinin önemsendiğini gördüğünde çalışan bağlılığı artar. Bağlı çalışanlar, bir şirketin değişim ve gelişim sürecinin güçlü birer temsilcisi haline gelirler. Şirkete bağlı çalışanlar “daha iyi ne yapabilirim? Daha iyisi nasıl olur?” gibi sorularla işlerini en iyi yapmanın yollarını ararlar. Bu, onların daha verimli çalışmalarını ve daha iyi performans göstermelerini sağlar. Daha Kaliteli Ürün ve Hizmetler Sürekli iyileştirme, ürün ve hizmetlerin kalitesini artırmaya yönelik küçük, kademeli iyileştirmeler yapmaya odaklandığı için ürün ve hizmetlerin piyasadaki değerini artırır. Bu sayede işletmeler, kârı artırırken israfı büyük ölçüde azaltır. Daha Az Atık ve Tasarruf Sürekli iyileştirme, küçük değişiklikler yaparak daha fazla kalite, tasarruf ve verimlilik elde etmeye odaklanır. Bunu yapmanın en temel yolu ise mevcut süreçlerde israfa neden olan adımları belirlemek ve ortadan kaldırmaktır. İsrafı ortadan kaldırmak süreçleri daha verimli hale getirirken işletmelere para ve zaman tasarrufu sağlar. Sürekli İyileştirmeyi Uygulamak için Kullanabileceğiniz 5 Yöntem Sürekli iyileştirme teknikleri, sorunsuz ve verimli bir sürekli iyileştirme süreci yürütmek için gereklidir. Bu teknikler, iyileştirme çalışmaları için farklı yaklaşımlar sağlamakta ve süreçlerdeki verimsizliklerin tespit edilmesine yardımcı olur. Sürekli iyileştirme araçları, doğru bir şekilde uygulandığında süreçler, hizmetler, ürünler ve genel olarak şirket performansı üzerinde olumlu bir etki yaratır. Şimdi yaygın olarak kullanılan sürekli iyileştirme araçlarını inceleyelim: 1. PUKÖ Döngüsü (Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al Döngüsü) PUKÖ döngüsü, Shewhart Döngüsü veya Deming Döngüsü olarak da adlandırılmaktadır. Deming Döngüsü, tekrar eden hataların ortadan kaldırılmasını ve süreçlerini iyileştirilmesini sağlayan dört aşamadan oluşmaktadır. Planla: Bir sorun veya iyileştirme fırsatlarını belirleme, riskleri anlama ve hedefe ulaşmak için bir plan geliştirme aşamasıdır. Uygula: Planı uygulama aşamasıdır. Kontrol Et: Planın, hedefe ulaşıp ulaşmadığını anlamak için son ürünleri veya hizmeti ölçme ve sonuçları raporlama aşamasıdır. Önlem Al: Veri analizine dayanarak performansı iyileştirmek için gerekli değişiklikleri uygulama ve yeniden planlama aşamasıdır. Bu aşamadan sonra PUKÖ döngüsü yeniden başlar. 2. 5S Yöntemi 5S, şirketlerde çalışma koşullarını güvenlik, temizlik, konfor ve performans açısından iyileştirmeye odaklanan bir iş felsefesidir. Bir işletmedeki dağınıklığı, hasarı ve iş kazalarını önlemek amacıyla kullanılmaktadır. 5S yöntemi, adından da anlaşılacağı gibi 5 temel prensibe dayanmaktadır. Bu prensipleri, ayıklama, düzenleme, temizlik, standardizasyon, disiplin olarak sıralayabiliriz. Ayıklama: Çalışma alanındaki araçları gerekli – gereksiz olarak ayırmak anlamına gelir. Düzenleme: Ayrılan araçların kategorize edilmesi, belli bir düzenle yerleştirilmesi anlamına gelir. Temizlik: Çalışma alanının ve ekipmanın temiz tutulmasıdır. Standardizasyon: İlk üç maddenin standartlaştırılması ve düzenli uygulanmasıdır. Disiplin: 5S’in ilk dört prensibini alışkanlık haline getirilmesi ve denetlenmesidir. 3. Kanban Kanban, bir iş akışını görsel olarak yönetmek ve optimize etmek için kullanılan bir yöntemdir. Japonca bir terim olan “kanban”, “görsel kart” anlamına gelmektedir. Temelde, bir tahta veya panoya yapıştırılan kartlar veya notlar kullanılarak işin ilerlemesini izlemek ve düzenlemek için bir sistemdir. 4. Gemba Gemba, Japonca’da “gerçek yer” veya “işin yapıldığı yer” anlamına gelmektedir. Sürekli iyileştirme tekniklerinden olan Gemba’da, yöneticiler çalışma alanına ziyaretler gerçekleştirir. Burada amaç, yöneticilerin gerçek çalışma ortamında neler olup bittiğini görmesi, saha çalışanlarıyla güvene dayalı bir iletişim geliştirmesi ve mevcut sorunlar üzerinde görüşmeler yapılmasıdır. 5. Değer Akışı Haritalaması Değer Akışı Haritalaması, bir iş sürecini baştan sona görsel olarak tasvir etmek ve sürecin değer yaratmayan faaliyetlerini belirlemek için kullanılan bir yöntemdir. Bu yöntem, bir işletmenin veya organizasyonun süreçlerini daha etkin ve verimli hale getirmek için kullanılmaktadır. İş Yerinde Sürekli İyileştirme Kültürü Nasıl Yaygınlaştırılır? İş yerinde Sürekli İyileştirmeyi uygulamak için bazı örnekleri bilmek, süreçlerinize katkı sağlayacaktır. İşte iş yerinde sürekli iyileştirme için 5 yöntem ve günlük uygulamalarda nasıl kullanabileceğiniz: Beyin Fırtınası Beyin fırtınası oturumları, insanları ortak bir amaç etrafında bir araya getiren toplantı türleridir. Ayrıca bu yöntem, çalışanlarınızın açıkça konuşmasını ve düşünmesini sağlamanın harika bir yoludur. Çok sayıda fikri hızlı ve verimli bir şekilde üretmeye yardımcı olur. Ancak aynı zamanda en etkili olmaları için dikkatli bir şekilde yapılandırılmaları gerekir. Tartışmak istediğiniz konulardan bir liste oluşturarak başlayabilirsiniz. Burada dikkat etmeniz gereken, belirlediğiniz bir konuyu ele alırken her katılımcının fikirlerini ve çözümlerini ifade etme fırsatı sunduğunuzdan emin olmaktır. Sonrasında bu fikirlerin uygulanabilirliğini tartışarak değerlendirebilirsiniz. Anketler Şirketler çoğu zaman, müşterilerinden ve tedarikçilerinden geribildirim alarak onlara odaklanır. Ancak, çalışanlardan gelen geri bildirimlerin öneminin de oldukça büyük olduğunun farkında olmaz. Şirket içinde çalışanların katıldığı bir anket düzenlenmek, iyileştirmeye yönelik noktaların ortaya çıkmasını sağlamak için verimli bir yöntemdir. Çünkü bir iş lideri genellikle hedeflerin sonuçlarına, yani büyük resme odaklanmaktadır. Bu sebeple, şirketin verimliliğini ve başarısını etkileyecek olan küçük ayrıntıları fark edememektedir. Çalışanlar, hangi noktaların iyileştirmeye ihtiyaç duyduğunu en bilen kişiler olduğundan dolayı onlardan gelen öneriler çok önemlidir. Eğitim Programları Günümüzde teknolojinin etkisiyle dünya hızla değişmektedir. Ortaya çıkan yeniliklere ayak uydurabilmek için hem şirketlerin hem de çalışanların yaşam boyu öğrenme yolu ile gelişmeye devam etmeleri gerekir. Bu sebeple, çalışanlarınız için hedefe yönelik eğitim programları planlayarak onların becerilerini ve yeteneklerini geliştirmelerine katkı sağlamanız gerekir. Bu, onların çok yönlü olmasını sağlar. Bu sayede, bir çalışanın hastalanması veya izne çıkması gibi durumlarda iş süreçlerinin sürekliliğini korumuş olursunuz. Beceri Yönetimi Sürekli iyileştirme sürecinde, beceri yönetiminin önemi büyüktür. İyileştirme süreçlerine odaklanmak istiyorsanız, çalışanlarınızın neleri yaptığını ve neleri yapamadığını bilmeniz gerekir. Bu size, çalışanların bilgi, beceri, uzmanlık ve deneyimlerini izlemeleri ve onları geliştirmek için neler yapmanız gerektiğine dair detaylı bilgi verecektir. Beceri yönetimi aynı zamanda şirketinize başka şekillerde de yardımcı olacaktır. Örneğin; Bir çalışanınız hastalandığında veya izinde olduğunda ekstra insan gücünü kolay bir şekilde bulabilirsiniz. İş süreçleriniz sekteye uğramaz. Zaman Denetimi Bir şirketin en önemli kaynaklarından birisi zamandır. Bu sebeple, çalışanların iş süreçlerini mümkün olduğunca verimli bir şekilde yürüteceği şekilde zamanını ayarlamanız gerekmektedir. Çalışanların, bir işi bitirme süresini ölçmek, bir sürecin nerede optimize edilmesi gerektiğini belirlemek için iyi bir yöntemdir. Bu ölçümler sayesinde, bir çalışan için zamandan tasarruf etme, çalışan için zamanı azaltma ve hatta bir süreci yazılım aracılığı ile otomatikleştirme imkânı bulursunuz. Sürekli İyileştirme Çözümü ile sürekli iyileştirme faaliyetlerinizi verimli ve etkili bir şekilde yönetmeniz mümkündür. Sürekli İyileştirme Çözümü, şirketlerin sürekli iyileştirme süreçlerini dijitale taşıyan bir platformdur. Platform; Öneri Sistemi, Kaizen, 5S Denetimi, Ramak Kala Raporlama, Öğrenilmiş Ders, Aksiyon Yönetimi ve Müşteri Talep Yönetimi olmak üzere yedi farklı modülü tek bir platformda bir araya getirmektedir. Şirket çalışanları, mobil, web veya QR kodlar aracılığı ile sisteme kolay bir şekilde erişebilir, değerli önerilerini her zaman, her yerde paylaşabilir ve sürekli iyileştirme süreçlerini kolay bir şekilde yönetebilirler.
